VERI*FACTU n’est pas simplement une nouvelle fonctionnalité dans un logiciel de facturation.
C’est une évolution de la manière dont les systèmes informatiques doivent gérer les enregistrements de facturation en Espagne.
Pour les autónomos et les petites entreprises, le sujet est donc avant tout logiciel.
Le problème n’est pas uniquement la facture
La réglementation espagnole impose des exigences concernant les systèmes informatiques utilisés pour les processus de facturation.
Ces systèmes doivent notamment garantir des propriétés comme :
- l’intégrité des enregistrements ;
- leur conservation ;
- leur accessibilité ;
- leur traçabilité ;
- leur lisibilité ;
- leur inaltérabilité.
L’objectif est notamment d’éviter qu’une facture puisse être modifiée ou supprimée de manière invisible.
Qu’est-ce que VERI*FACTU ?
VERI*FACTU désigne un mode de fonctionnement dans lequel les systèmes de facturation transmettent à l’AEAT les enregistrements de facturation conformément aux exigences prévues.
Le règlement prévoit également l’utilisation d’un QR code permettant notamment de vérifier certaines informations liées à la facture.
Ce n’est donc pas simplement :
« envoyer une facture PDF à Hacienda ».
Le sujet concerne le fonctionnement interne du logiciel.
Pourquoi les autónomos doivent s’en préoccuper
Un autónomo peut avoir une activité parfaitement simple.
Quelques clients.
Quelques factures par mois.
Un logiciel de facturation basique.
Mais si ce logiciel ne respecte pas les exigences réglementaires, le problème n’est pas le volume d’activité.
C’est l’outil utilisé pour gérer la facturation.
C’est pourquoi le choix du logiciel devient important.
Le logiciel doit devenir plus fiable
Un bon système de facturation ne devrait pas permettre de modifier silencieusement l’historique.
Il doit pouvoir expliquer :
Facture créée
↓
Enregistrement généré
↓
Modification / correction
↓
Nouvel enregistrement
↓
Traçabilité conservéeCette logique est très différente d’une simple base de données dans laquelle on peut modifier une ligne directement.
Et c’est précisément là que la conformité devient un sujet d’architecture logicielle.
VERI*FACTU et l’IA
L’IA ne remplace évidemment pas les obligations réglementaires.
Elle peut cependant être utilisée autour du système.
Par exemple :
- lire une facture fournisseur ;
- extraire les données ;
- identifier un client ;
- proposer une catégorisation ;
- détecter une incohérence ;
- préparer une facture ;
- rechercher une information.
Mais la donnée finale doit être enregistrée dans un système respectant les règles applicables.
L’IA peut donc accélérer le travail.
Elle ne doit pas contourner le système de conformité.
Ce que je vérifierais maintenant
Pour un autónomo, les questions à poser à son éditeur logiciel sont assez simples :
- Mon logiciel respecte-t-il les exigences applicables ?
- Quel mode de fonctionnement utilise-t-il ?
- Les enregistrements sont-ils traçables ?
- Comment sont gérées les corrections ?
- Le système gère-t-il les éléments nécessaires comme le QR code ?
- Comment les données sont-elles conservées ?
- Que se passe-t-il si je change de logiciel ?
Ce sont des questions beaucoup plus importantes que :
« Est-ce que le logiciel a une jolie interface ? »
La vraie opportunité
Comme en France avec la facturation électronique, une contrainte réglementaire peut devenir une occasion de moderniser les outils.
Un logiciel de facturation moderne ne devrait pas seulement produire des factures.
Il devrait réduire la saisie, automatiser les tâches répétitives et fournir une information fiable.
La conformité est le minimum.
L’automatisation est ce qui peut réellement faire gagner du temps à l’entreprise.
Pour aller plus loin :
