VERI*FACTU no es simplemente una nueva funcionalidad en un programa de facturación.
Es un cambio en la forma en que los sistemas informáticos deben gestionar los registros de facturación en España.
Para los autónomos y las pequeñas empresas, el tema es, por tanto, ante todo de software.
El problema no es solo la factura
La normativa española establece requisitos para los sistemas informáticos que se utilizan en los procesos de facturación.
En particular, estos sistemas deben garantizar propiedades como:
- la integridad de los registros;
- su conservación;
- su accesibilidad;
- su trazabilidad;
- su legibilidad;
- su inalterabilidad.
El objetivo es, entre otras cosas, evitar que una factura pueda modificarse o eliminarse sin dejar rastro.
¿Qué es VERI*FACTU?
VERI*FACTU designa una modalidad de funcionamiento en la que los sistemas de facturación remiten a la AEAT los registros de facturación conforme a los requisitos previstos.
El reglamento prevé también el uso de un código QR que permite, entre otras cosas, verificar determinada información relacionada con la factura.
Por tanto, no se trata simplemente de:
«enviar una factura en PDF a Hacienda».
El tema afecta al funcionamiento interno del software.
Por qué deben preocuparse los autónomos
Un autónomo puede tener una actividad perfectamente sencilla.
Unos pocos clientes.
Unas pocas facturas al mes.
Un programa de facturación básico.
Pero si ese programa no cumple los requisitos normativos, el problema no es el volumen de actividad.
Es la herramienta utilizada para gestionar la facturación.
Por eso la elección del software se vuelve importante.
El software tiene que ser más fiable
Un buen sistema de facturación no debería permitir modificar el historial de forma silenciosa.
Debe poder explicar:
Factura creada
↓
Registro generado
↓
Modificación / rectificación
↓
Nuevo registro
↓
Trazabilidad conservadaEsta lógica es muy diferente de la de una simple base de datos en la que se puede modificar una fila directamente.
Y es precisamente ahí donde el cumplimiento normativo se convierte en un tema de arquitectura de software.
VERI*FACTU y la IA
La IA, evidentemente, no sustituye las obligaciones normativas.
Sin embargo, puede utilizarse alrededor del sistema.
Por ejemplo:
- leer una factura de proveedor;
- extraer los datos;
- identificar a un cliente;
- proponer una categorización;
- detectar una incoherencia;
- preparar una factura;
- buscar información.
Pero el dato final debe registrarse en un sistema que cumpla las normas aplicables.
La IA puede, por tanto, acelerar el trabajo.
No debe saltarse el sistema de cumplimiento.
Lo que yo comprobaría ahora
Para un autónomo, las preguntas que hay que hacer al proveedor del software son bastante sencillas:
- ¿Cumple mi software los requisitos aplicables?
- ¿Qué modalidad de funcionamiento utiliza?
- ¿Son trazables los registros?
- ¿Cómo se gestionan las rectificaciones?
- ¿Gestiona el sistema los elementos necesarios, como el código QR?
- ¿Cómo se conservan los datos?
- ¿Qué pasa si cambio de software?
Son preguntas mucho más importantes que:
«¿Tiene el programa una interfaz bonita?»
La verdadera oportunidad
Como en Francia con la facturación electrónica, una obligación normativa puede convertirse en una oportunidad para modernizar las herramientas.
Un software de facturación moderno no debería limitarse a emitir facturas.
Debería reducir la introducción manual de datos, automatizar las tareas repetitivas y proporcionar información fiable.
El cumplimiento es el mínimo.
La automatización es lo que realmente puede hacer ganar tiempo a la empresa.
Para profundizar :
